Logiciel de GED

Trop souvent, le système de Gestion Electronique des Documents est réduit à la simple numérisation de documents papiers en documents numériques. Or, la GED est un système bien plus complet et bien plus complexe. Installer cet outil dans une entreprise, c’est avant tout installer un logiciel qui va permettre d’archiver une quantité de documents très importante. En fonction de vos besoins, vous définissez le nombre de postes à équiper de ce logiciel. Une fois installé, il permet une connexion simultanée de plusieurs ordinateurs à une base de données commune contenant l’ensemble de vos documents archivés.

Logiciel de gestion électronique de documents : optimisez votre archivage

Pour que la transition vers la GED se passe dans les meilleures conditions, il est important de choisir des logiciels intuitifs qui répondent à vos besoins. Pour cela, il faut faire appel à des experts qualifiés capables de comprendre vos besoins et donc d’installer un logiciel qui soit performant et facile d’utilisation. La bonne utilisation du logiciel dépend également de vos choix de classification concernant vos papiers. Plus votre méthode de classification sera simple et cohérente et plus votre logiciel de GED sera efficace et vous permettra de gagner du temps.

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Solutions logicielles pour la gestion documentaire

Le système de Gestion Electronique de Documents s’est développé très rapidement. Cette large diffusion explique la multiplication des logiciels de GED . Aujourd’hui, les utilisateurs se retrouvent face à un large choix. Toutefois, tous les logiciels ne se valent pas et tous ne s’adaptent de la même manière aux différents types d’entreprises. Avant de choisir un logiciel il y a plusieurs paramètres à considérer.

Les types de documents que vous souhaitez archiver (s’agit-il plus de mails, ou de documents numérisés)
Le nombre de postes que vous souhaitez voir connecter à ce logiciel
Le secteur d’activité qui est le vôtre (les besoins d’un cabinet d’avocat ne sont pas les mêmes que les besoins d’une mairie)
La quantité de documents que vous souhaitez stocker.

Formation au logiciel de GED

Les experts estiment que l’installation d’un logiciel pour une société de 50 personnes s’effectue en trois jours. Toutefois, il ne suffit pas de mettre en place un logiciel de GED sur un poste pour considérer que l’installation est terminée!

En effet, l’installation d’un système de dématérialisation ne se résume pas à l’aspect purement technique. Pour les professionnels du secteur, le système de Gestion Electronique de Documents n’est opérationnel qu’à partir du moment où les utilisateurs sont capables d’exploiter correctement le logiciel.

La partie qui prend le plus de temps dans l’installation d’un logiciel de GED est la formation des futurs utilisateurs. L’utilisation de ce logiciel nécessite donc un temps d’adaptation.