GED : définition

La gestion électronique de documents est un processus permettant aux entreprises bénéficiant de cette technologie de centraliser tous ses documents papiers mais aussi électroniques (telles que mails, fichiers word, excel…). Tous ces documents vitaux au bon fonctionnement de l’entreprise sont archivés et donc accessibles à tous.

En s’équipant d’un logiciel de GED, les entreprises réalisent d’importantes économies, car il n’est plus nécessaire d’imprimer ou de photocopier des documents puisque tout se trouve dans un logiciel. C’est aussi un gain de temps, la recherche de documents s’effectue rapidement. De même, les entreprises n’ont plus besoin de conserver des archives papiers qui prennent de l’espace et du temps à classer.

Pour insérer les documents papiers à un système de GED, il est nécessaire d’acquérir un copieur multifonction permettant la numérisation des documents. Une fois, dans la base de données, il ne reste plus qu’à les classer.