GED informations
Vous voulez vous équiper d’un système de Gestion Electronique de Documents mais vous hésitez encore ? Voici quelques informations concernant la GED.
La GED est un système qui existe depuis longtemps. Beaucoup d’entreprises utilisent ce système sans même le savoir. En se démocratisant et en s’ouvrant aux PME, la dématérialisation a trouvé un large public. La GED apparait aujourd’hui comme une solution à de nombreux problèmes inhérents au monde de l’entreprise : le stockage, l’archivage, le coût de l’impression ou de destruction de documents. Pour répondre à tous ces problèmes il existe la solution GED.
S’équiper d’un système GED nécessite de prendre le temps de remplir un cahier des charges. Ce dernier doit contenir la liste de tous vos besoins. Pour installer une GED, il est important de bien cerner les attentes de votre entreprise. Il faut également prendre en compte les besoins concernant la maintenance de votre GED
La dématérialisation de documents se déroule en deux étapes :
- La partie informatique qui concerne le classement et l’archivage de tous vos documents numériques : tels que les mails, les fichiers se trouvant sur un ordinateur.
- La dématérialisation de vos documents papiers, leur permettant de migrer vers un support numérique. Cette étape passe par l’utilisation d’un copieur multifonction.
Par la suite, il ne vous reste plus qu’à trouver une méthode de classement simple et efficace pour permettre aux utilisateurs de votre nouvelle base de données de travailler rapidement et efficacement.
Conseils pour la gestion électronique de documents
En centralisant tous les documents inhérents à l’entreprise grâce à la GED, vous constituez une base de données qui devient le cœur de votre entreprise. La dématérialisation vous permet de devenir plus compétitif et plus efficace.
Un logiciel GED pour optimiser la gestion de vos documents.
En adoptant la GED, vous pouvez effectuer des mises à jour régulières de vos documents. Vous pouvez également consulter des fichiers rapidement et autant que vous le désirez. Tous les fichiers se trouvant sur la base de données peuvent être tracés très rapidement. Une fois gérés par le logiciel de GED, vos documents ne peuvent plus se perdre. La dématérialisation devient le cœur de votre entreprise et vous permet de centraliser tous vos fichiers.
GED : archivage électronique et optimisation du travail en équipe
La centralisation des données n’est qu’une des multiples fonctions de la dématérialisation. La GED permet aussi de simplifier le partage des documents. Ce système intègre l’optimisation du traitement collaboratif des fichiers en utilisant un workflow intégré dans le logiciel.
Le Workflow introduit l’idée d’un processus de transmission des dossiers au sein d’un groupe de personnes. Il s’agit en fait du chemin parcouru par un document qui passe d’un utilisateur de la GED à un autre, dans un ordre et avec des règles prédéfinis.
Le moteur de workflow peut avoir plusieurs fonctions :
- Envoyer un mail au responsable de l’étape suivante du workflow
- Orienter le workflow dans une direction prédéfinie à l’avance
- Gérer le transfert de tâches lorsqu’un délai prédéfini est passé.
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