Maintenance GED
Pour plus de sécurité, l’installation d’un système de GED doit s’accompagner d’un service de maintenance. Afin d’optimiser la gestion électronique de vos documents, les partenaires de Location Entretien Photocopieur vous proposent un accompagnement personnalisé. Après la mise en place de la dématérialisation de documents, des experts de la GED se déplacent pour vérifier que le logiciel installé correspond bien à vos attentes et aux besoins de votre entreprise.
Après les premières utilisations du logiciel de dématérialisation, nos experts peuvent également effectuer des travaux de programmation et de développement. Ils travaillent directement sur le logiciel, afin de le rendre plus accessible et ergonomique pour les utilisateurs.
La maintenance consiste également à accompagner les utilisateurs. Pour cela, nos experts en Gestion Electronique de Documents s’assurent que le logiciel est bien utilisé. Si ce n’est pas le cas, ils se chargent d’aider les utilisateurs à mieux se servir de leur base de données ou encore à mieux archiver leurs documents.
Les logiciels de GED ne sont pas à l’abri de pannes, ni de remise à jour qui peuvent être à l’origine de défaillances. Nos experts, vous installent un serveur de sauvegarde. Il s’agit d’une assurance pour l’utilisateur de ne jamais perdre le moindre document numérisé.
Mise à jour du gestionnaire électronique de document
La Gestion Electronique de Documents se développe rapidement, les logiciels ont donc besoin d’être souvent mis à jour. Installer les versions les plus récentes apporte des améliorations significatives aux logiciels de GED qui acquièrent ainsi de nouvelles fonctionnalités.
La mise à jour de logiciel constitue la première cause de déplacement des techniciens de la GED.
Une mise à jour d’un logiciel de GED qui n’est pas correctement effectuée fait courir de grands risques à tout votre archivage. Dans le pire des cas, cela peut aller jusqu’à la perte partielle ou totale de vos documents. Faire intervenir un service de maintenance permet de récupérer rapidement les fichiers qui ont été effacés ou perdus.
Maintenance gestion électronique de documents :
une assistance sur-mesure
La maintenance se prévoit bien avant l’installation de la GED. Les entreprises qui souhaitent s’équiper d’un logiciel de dématérialisation doivent remplir un cahier des charges dans lequel ils doivent définir leurs besoins, mais aussi définir le type de contrat de maintenance qu’ils souhaitent conclure. Le type de maintenance doit donc être spécifié, par exemple :
- Application de correctif
- Mises à jour du logiciel
- Assistance au niveau de l’entreprise
En fonction des besoins, mais aussi en anticipant sur les besoins futurs de leurs clients, nos experts peuvent vous conseiller sur les différents types de maintenance qu’il est préférable de solliciter.
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